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Centre d'Apprentissage

Le guide de prise en main de Vukacore

Module par module, étape par étape : découvrez comment utiliser la plateforme comme un expert-comptable, un commercial ou un DRH la découvriraient de l'intérieur.

Démarrage rapide

Le parcours recommandé pour passer de la création de votre espace à une équipe pleinement opérationnelle.

1. Créez votre espace

Rendez-vous sur l'essai gratuit, choisissez votre pays, votre secteur d'activité (nomenclature NAEMA) et les modules souhaités. Vukacore crée automatiquement votre sous-domaine dédié (votre-entreprise.vukacore.com) avec les modules de votre secteur pré-activés.

Accompagné par un cabinet, une ESN ou un consultant partenaire de Vukacore ? Il peut créer cet espace pour vous : vous recevez alors directement vos identifiants de connexion, sans passer par ce formulaire.

2. Connectez-vous

Depuis n'importe quelle page du site, cliquez sur Se Connecter, saisissez l'identifiant de votre entreprise pour rejoindre votre-entreprise.vukacore.com, puis identifiez-vous avec le compte administrateur créé lors de l'inscription.

3. Paramétrez votre entreprise

Dans Paramètres, complétez l'onglet Général & Métier (raison sociale, secteur NAEMA), activez vos modules dans Modules & Tarification, puis déclarez vos agences/succursales dans Agences & Succursales si vous opérez à plusieurs sites.

4. Recrutez votre équipe et donnez-leur accès

Ajoutez chaque collaborateur dans Recrutement & Effectifs, puis activez son accès logiciel dans Mon Profil > Accès Logiciels. Un compte RH créé ne peut pas se connecter tant que cet accès n'est pas explicitement accordé.

5. Configurez la comptabilité

Vérifiez votre Plan Comptable dans Comptabilité (OHADA), puis ajustez si besoin votre taux de TVA dans Fiscalité & Lois — ce taux sera appliqué automatiquement à toutes vos factures.

6. Utilisez vos modules métiers au quotidien

Continuez ci-dessous, module par module — chaque section explique le chemin de menu, les actions possibles et les règles de gestion à connaître avant de démarrer.

Socle de gestion

Comptabilité (OHADA)

Menu principal > Comptabilité (OHADA)

Le cœur comptable de Vukacore : journal des écritures, balance générale, états financiers détaillés et plan comptable, tous conformes au référentiel SYSCOHADA.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Plan Comptable : vérifiez ou complétez votre liste de comptes (bouton Plan de Comptes > numéro et intitulé de compte).
  2. Onglet Journal & Écritures : cliquez sur Saisir une Écriture, choisissez le journal, le site concerné, la date et le libellé, puis ajoutez vos lignes de débit/crédit.
  3. Enregistrez d'abord en Brouillon pour vérifier votre saisie, puis validez-la définitivement (bouton Valider sur la ligne, avec confirmation).
  4. Consultez l'onglet Balance Générale pour voir les soldes de comptes, et États Financiers Détaillés pour le Bilan et le Compte de Résultat calculés en temps réel.
À savoir : une écriture n'est prise en compte dans la Balance et les États Financiers qu'une fois validée — et cette validation est irréversible (immutabilité comptable OHADA). Le système bloque toute écriture où le total des débits ne correspond pas au total des crédits.

Clôture SYSCOHADA

Menu principal > Clôture SYSCOHADA

L'analyse financière annuelle et la clôture d'exercice : Bilan, Compte de Résultat (SIG), Flux de Trésorerie et liasse fiscale (DSF).

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Tableau de Bord & Audit : consultez la checklist de conformité (équilibre des écritures, équilibre du bilan, statut d'immutabilité) avant toute clôture.
  2. Parcourez les onglets Bilan, Compte de Résultat (SIG) et Flux de Trésorerie (TFT) pour analyser votre exercice, en filtrant par site ou en vue consolidée.
  3. Lorsque tout est prêt et qu'aucune écriture n'est en brouillon, passez en vue Consolidé puis cliquez sur Clôturer l'entreprise (Générer A-Nouveaux), cochez la case de certification et confirmez.
À savoir : la clôture n'est possible qu'en vue consolidée (pas agence par agence) et est bloquée tant qu'il reste des écritures en brouillon — validez-les d'abord dans Comptabilité. Une fois clôturé, l'exercice devient définitivement en lecture seule et les soldes d'ouverture (A-Nouveaux) sont générés automatiquement pour chaque site.

Ventes & Facturation

Menu principal > Ventes & Facturation

Éditez vos factures clients, suivez leur statut et laissez la comptabilité se mettre à jour automatiquement.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Nouvelle Facture, choisissez le client (issu de l'Annuaire CRM) et la date d'émission — la facture est créée en brouillon et numérotée automatiquement.
  2. Ouvrez la facture et utilisez Facturer un produit / service pour ajouter des lignes depuis votre catalogue d'articles (quantité, prix repris automatiquement).
  3. Une fois complète, cliquez sur Valider la facture (confirmation demandée) — cette action est définitive.
  4. Générez le PDF de la facture validée pour l'envoyer à votre client.
À savoir : valider une facture déclenche automatiquement une écriture comptable (journal Ventes) et, pour les lignes d'articles physiques, une sortie de stock. Les lignes de service sans article de catalogue (ex : frais de scolarité) ne touchent jamais le stock.

Achats & Dépenses

Menu principal > Achats & Dépenses

Enregistrez vos bons d'achat fournisseurs et réceptionnez vos entrées de stock.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Nouveau Bon d'Achat, sélectionnez le fournisseur et la date d'achat/commande.
  2. Sur le bon en brouillon, utilisez Entrée en stock pour ajouter les articles reçus (quantité entrante, prix d'achat unitaire, pré-rempli depuis le catalogue et modifiable).
  3. Cliquez sur Valider l'Achat (confirmation demandée) une fois le bon complet.
À savoir : valider un achat augmente automatiquement le stock, met à jour le coût d'achat de l'article et poste l'écriture comptable correspondante (journal Achats). Comme pour les ventes, cette validation est définitive.

Catalogue & Stocks

Menu principal > Catalogue & Stocks

Votre catalogue d'articles et de services, avec suivi en temps réel des quantités en stock.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Nouvel Article et choisissez le type : Bien Matériel (avec stock) ou Service (sans stock), puis renseignez désignation, coût d'achat et prix de vente.
  2. En cas d'écart constaté lors d'un inventaire physique, utilisez le bouton Inventaire sur l'article : comparez le stock théorique au stock physique compté et indiquez un motif de régularisation.
À savoir : le stock d'un article évolue automatiquement via les modules Ventes et Achats — vous n'avez à intervenir manuellement ici qu'en cas d'écart d'inventaire. Une régularisation d'inventaire poste elle aussi une écriture comptable.

Paie & RH

Menu principal > Paie & Fiches de paie

Le registre du personnel et la génération des bulletins de paie, réservé aux rôles Admin/RH.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Sur chaque employé, cliquez sur Contrat pour renseigner le type de contrat, la date d'embauche, le poste, le salaire de base brut et le numéro de sécurité sociale.
  2. Une fois le contrat renseigné, ouvrez Bulletin pour visualiser et imprimer/exporter le bulletin de paie du mois.
  3. Cliquez sur Compta pour poster la paie du mois en comptabilité (bouton visible uniquement si le salaire est défini et non déjà posté ce mois-ci).
À savoir : un contrat avec salaire de base est indispensable avant de générer un bulletin. La comptabilisation de la paie ne peut se faire qu'une seule fois par employé et par mois, et applique automatiquement les taux définis dans Barèmes Sociaux.

Annuaire CRM

Menu principal > Annuaire CRM

Le répertoire central de vos clients et fournisseurs, utilisé par les modules Ventes et Achats.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Nouveau Tiers, choisissez le type (Client, Fournisseur ou Mixte), et renseignez nom, email, téléphone, numéro de contribuable (NIU) et RCCM.
  2. Consultez les onglets Tous les Tiers, Clients et Fournisseurs pour voir, pour chaque tiers, le chiffre d'affaires généré ou le volume d'achats réalisé.
À savoir : créez toujours vos clients et fournisseurs ici avant de facturer ou d'acheter — Ventes et Achats piochent directement dans cet annuaire. Le CA et le volume d'achats affichés se recalculent automatiquement à partir des factures et bons validés.

Modules gratuits

Recrutement & Effectifs

Menu principal > Recrutement & Effectifs

L'entrée officielle d'un nouveau collaborateur dans Vukacore, avant même qu'il ait accès au logiciel.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Nouveau Recrutement et renseignez nom complet, email professionnel, fonction/rôle et, si vous êtes admin de siège, l'agence de rattachement.
  2. Si le dossier est créé par un admin, il est automatiquement approuvé ; sinon, un admin doit le valider via le bouton d'approbation.
À savoir : recruter quelqu'un ici ne lui donne pas automatiquement accès au logiciel. L'accès système s'active séparément dans Mon Profil > Accès Logiciels.

Barèmes Sociaux

Menu principal > Barèmes Sociaux

Les taux sociaux (SMIG, cotisations CNPS) utilisés automatiquement par le calcul de la paie.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Ajuster Barèmes pour définir le SMIG légal, le plafond de cotisation et les taux CNPS (part salariale et patronale).
  2. Archivez vos textes de référence (loi/décret) via Archiver une Source pour garder une traçabilité de vos sources légales.
À savoir : ces taux s'appliquent uniquement aux futurs calculs de paie — les bulletins déjà générés ne sont pas recalculés rétroactivement.

Fiscalité & Lois

Menu principal > Fiscalité & Lois

Le taux de TVA et d'Impôt sur les Sociétés appliqués automatiquement dans tout Vukacore.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Taux Fiscaux & Sources : cliquez sur Ajuster Taux Fiscaux pour définir votre taux de TVA et votre taux d'IS.
  2. Bouton Assujettissement TVA : si votre entreprise ne collecte pas de TVA (régime de franchise en base, seuil de chiffre d'affaires selon votre pays...), basculez-vous en non-assujetti — aucune TVA ne sera plus appliquée nulle part.
  3. Onglet Réglementation Métier (NAEMA) : archivez les obligations sectorielles propres à votre secteur d'activité.
À savoir : le taux de TVA défini ici est celui utilisé automatiquement dans le calcul de toutes vos factures de Ventes et Achats, tickets de Caisse et commandes E-commerce — sauf si vous êtes déclaré(e) non-assujetti(e), auquel cas aucune TVA n'est jamais appliquée, quel que soit le taux renseigné. Vérifiez votre statut en priorité après la création de votre espace.

Secteur Primaire

Parcelles & Géolocalisation

Menu principal > Parcelles & Géoloc.

Le suivi de vos exploitations agricoles : cadastre numérique de vos parcelles et journal de vos récoltes.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Parcelle pour enregistrer une nouvelle parcelle : nom, superficie (ha), zone et culture principale (Maïs, Soja, Cacao, Palmier à huile...).
  2. Cliquez sur Revenu pour journaliser une récolte : choisissez la parcelle, la date, le tonnage et le montant perçu en FCFA.
  3. Suivez la Superficie Totale exploitée et les Flux par Spéculation (revenus regroupés par culture) en haut de page.
À savoir : ce module est un journal de suivi terrain — les revenus de récolte enregistrés ici ne créent pas automatiquement de facture. Pour facturer une vente de récolte à un client, passez par le module Ventes & Facturation.

Secteur Secondaire

BTP & Chantiers

Menu principal > BTP & Chantiers

Le pilotage budgétaire de vos chantiers : budget alloué, coûts réels imputés et avancement.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Cliquez sur Initialiser pour créer un chantier : référence, nom, site, budget alloué et statut de départ.
  2. Au fil de l'avancement, cliquez sur Imputer Coût : choisissez le chantier, mettez à jour le pourcentage d'avancement, puis décrivez la dépense et son montant.
  3. Suivez en un coup d'œil le Budget Alloué, les Coûts Réels et la Marge Brute de l'ensemble de vos chantiers actifs.
À savoir : le formulaire "Imputer Coût" met à jour à la fois l'avancement du chantier et le montant dépensé. Si vous laissez le montant à 0, seul l'avancement est mis à jour — aucune ligne de dépense n'est enregistrée.

Secteur Tertiaire

Caisse (Point de Vente)

Menu principal > Caisse (POS)

L'écran de caisse rapide pour la vente au comptoir : catalogue à gauche, ticket en cours à droite.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Recherchez et cliquez sur un article du catalogue pour l'ajouter au ticket ; ajustez les quantités avec les boutons +/−.
  2. Optionnel : associez la vente à un client de l'Annuaire CRM (par défaut, la vente est attribuée à un "Client Comptoir" anonyme).
  3. Vérifiez le sous-total HT, la TVA et le total TTC affichés en direct, puis cliquez sur ENCAISSER.
À savoir : l'encaissement génère automatiquement une facture, décrémente le stock et poste l'écriture comptable (caisse) — sans aucune connaissance comptable requise de la part du caissier.

Boutique E-commerce

Menu principal > E-commerce

Le tableau de bord de votre vitrine en ligne : commandes web et visibilité de votre catalogue.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Catalogue Numérique : basculez chaque article en Publié pour qu'il apparaisse sur votre vitrine, ou Hors Ligne pour le retirer.
  2. Cliquez sur Ouvrir ma Vitrine Web pour voir votre boutique publique telle que vos clients la voient.
  3. Onglet Performance Web : suivez vos commandes reçues et votre chiffre d'affaires web, avec export PDF par commande.
À savoir : seuls les articles de type Bien/Produit, publiés et en stock, apparaissent sur la vitrine publique. Chaque commande web génère automatiquement une facture, décrémente le stock et poste l'écriture comptable correspondante.

Centre de Formation & Scolarité

Menu principal > Centre de Formation

Pour les organismes de formation courte et les cursus longs : catalogue de formations, sessions programmées et suivi des apprenants.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Catalogue : créez vos formations (intitulé, type Formation courte/Cursus long, durée, prix, prérequis, objectifs pédagogiques).
  2. Onglet Sessions : programmez une session pour une formation (dates, salle, formateur, capacité).
  3. Onglet Apprenants : enregistrez vos apprenants (matricule auto-généré, coordonnées, tuteur si mineur).
  4. Ouvrez une session pour : inscrire des apprenants et encaisser leurs frais, émarger les présences par séance, saisir les évaluations et générer les attestations de fin de formation.
À savoir : les frais de formation sont exonérés de TVA. La facturation d'une session génère une facture brouillon qui doit ensuite être validée dans Ventes & Facturation pour être définitive.

École / Établissement Scolaire

Menu principal > École / Établissement

Pour le primaire et le secondaire général : classes, notes et bulletins trimestriels, vie scolaire et frais de scolarité échelonnés.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Classes : créez vos classes (nom, niveau, année scolaire, professeur principal, places), puis ouvrez une classe pour la configurer.
  2. Dans une classe : onglet Matières pour définir les matières et leurs coefficients ; onglet Notes & Bulletins pour saisir les évaluations par trimestre et imprimer les bulletins ; onglet Présences pour l'appel quotidien.
  3. Onglet Registre des Élèves : inscrivez vos élèves et filtrez le registre par classe, genre, tranche d'âge ou statut.
  4. Onglet États Financiers : suivez les frais de scolarité facturés, encaissés et en retard, globalement et par élève.
  5. Onglet Paramètres : définissez le délai de tolérance avant alerte de retard et vos modèles de tranches de paiement réutilisables d'une année sur l'autre.
À savoir : l'année scolaire est structurée en 3 trimestres fixes. Une tranche de frais est signalée "en retard" seulement au-delà du délai de tolérance défini dans Paramètres — configurez-le avant de vous fier aux alertes.

Enseignement Technique & Professionnel

Menu principal > Enseignement Technique & Pro

Pour les lycées techniques et professionnels : filières, référentiel de compétences et stages en entreprise, en plus des classes/notes/frais.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Filières : créez vos filières techniques (nom, diplôme visé, durée), puis ouvrez-en une pour créer ses classes et son Référentiel de Compétences.
  2. Dans une classe : les onglets Matières/Notes/Présences fonctionnent comme dans École/Établissement Scolaire ; l'onglet Compétences permet d'évaluer chaque élève (Non acquis / En cours / Acquis) sur les compétences du référentiel de sa filière.
  3. Onglet Stages : enregistrez les stages en entreprise (entreprise, tuteur, dates), puis suivez leur statut et évaluez le rapport de stage remis (note /20).
  4. Onglets Registre des Élèves, États Financiers et Paramètres : mêmes usages qu'en École/Établissement Scolaire (filtre supplémentaire par filière).
À savoir : définissez d'abord le référentiel de compétences au niveau de la filière avant de pouvoir évaluer des élèves — l'onglet Compétences d'une classe est vide tant qu'aucun référentiel n'existe pour sa filière.

Enseignement Supérieur

Menu principal > Enseignement Supérieur

Pour les instituts et universités : filières, UE à crédits (ECTS), relevés de notes et mémoires/stages de fin d'études.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Filières : créez vos filières (nom, diplôme visé — Licence/BTS/Master, durée), puis ouvrez-en une pour créer ses promotions (classes).
  2. Dans une promotion : onglet UE pour définir les unités d'enseignement et leurs crédits ECTS ; onglet Notes & Relevé pour saisir les notes par semestre — le relevé calcule automatiquement la moyenne pondérée et les crédits validés (UE validée si moyenne ≥ 10/20).
  3. Onglet Mémoires & Stages : suivez les mémoires de fin d'études (directeur, jury, soutenance, note) et les stages de fin d'études (entreprise, tuteur, rapport).
  4. Onglets Registre des Étudiants, États Financiers et Paramètres : mêmes usages qu'en École/Établissement Scolaire (filtre supplémentaire par filière).
À savoir : l'année est structurée en 2 semestres (et non 3 trimestres). Une UE ne compte dans les crédits validés d'un étudiant que si sa moyenne dans cette UE atteint 10/20.

Pilotage & Administration

Tableau de bord

Menu principal > Tableau de bord

Votre page d'accueil dans l'ERP : identité de l'entreprise, effectifs par département et accès rapide à tous vos modules.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Consultez votre fiche d'identité et la répartition de vos effectifs (Direction, Finance, Commercial, Opérations).
  2. Cliquez sur n'importe quelle carte de module pour vous y rendre directement — c'est le point d'entrée principal de toute la plateforme.
À savoir : si vous êtes administrateur de siège, un résumé de votre abonnement/facturation apparaît également ici, avec des raccourcis vers Paramètres et Abonnement.

Supervision 360°

Menu principal > Supervision 360°

La vue consolidée de tous vos sites (siège + agences/succursales), réservée aux administrateurs globaux.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Consultez les 4 indicateurs globaux : CA Global, Volume d'Achats Global, Valeur du Stock et Effectif Global.
  2. Parcourez la carte de chaque site pour voir ses effectifs, son CA et ses dépenses propres.
  3. Cliquez sur Ouvrir la fiche (A4) d'un site pour obtenir un rapport imprimable avec effectif et indicateurs financiers.
À savoir : ce module est en lecture seule — c'est votre outil de pilotage multi-agence, à consulter régulièrement plutôt qu'un module d'action.

Abonnement & Factures

Menu principal > Abonnement & Factures

Le détail de votre facturation Vukacore : composition de votre abonnement mensuel et historique de vos factures SaaS.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Consultez la composition de votre facture (socle technique, utilisateurs, modules souscrits) avec le détail HT/TVA/TTC.
  2. Consultez l'historique de vos factures (période, échéance, statut À régler/Payée) et téléchargez-les en PDF.
À savoir : ce module est réservé au rôle Admin et n'inclut pas de paiement en ligne — reportez-vous aux moyens de paiement indiqués (Mobile Money, virement, carte) pour régler vos factures.

Paramètres du compte

Menu principal > Paramètres

Le centre de configuration de votre tenant : identité de l'entreprise, modules souscrits et structure multi-agence.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Général & Métier (NAEMA) : renseignez la raison sociale, le pays du siège et votre/vos secteur(s) d'activité NAEMA.
  2. Onglet Modules & Tarification (admin global uniquement) : activez ou désactivez vos modules de la Suite de Gestion et vos Modules Métiers à la carte, avec estimation du coût mensuel en direct.
  3. Onglet Agences & Succursales : cliquez sur Enregistrer un site pour ajouter une nouvelle agence (même pays) ou succursale (à l'étranger).
À savoir : changer de secteur NAEMA réactive automatiquement les modules liés à votre nouveau secteur, sans jamais désactiver un module déjà souscrit. La gestion des modules payants est réservée à l'administrateur de siège, pas aux admins d'agence.

Mon Profil & Accès

Menu principal > Mon Profil

Vos informations personnelles, et — si vous êtes administrateur — la gestion des accès logiciels de votre équipe.

Ce que vous pouvez y faire
  1. Onglet Mon Profil : modifiez votre nom, votre email de connexion ou votre mot de passe.
  2. Onglet Accès Logiciels (admin uniquement) : cliquez sur Créer accès, choisissez un dossier RH approuvé en attente d'accès, définissez son mot de passe de première connexion.
  3. Depuis la même liste, révoquez l'accès d'un collaborateur si nécessaire (son dossier RH est conservé, seul l'accès logiciel est coupé).
À savoir : c'est ici — et uniquement ici — qu'un collaborateur recruté dans "Recrutement & Effectifs" obtient réellement un accès de connexion à l'ERP. Un administrateur ne peut jamais révoquer son propre accès.

Autres modules

Ces modules sont disponibles sur la plateforme ; leur fiche de prise en main détaillée est en préparation.

Logistique & Tournées

Planification des tournées de livraison et suivi des expéditions.

Courrier & Correspondance

Édition du courrier officiel avec circuit de validation hiérarchique tracable et documents sécurisés.

Messagerie

Messagerie instantanée entre collègues (Siège, agences, succursales) et contact direct avec le support Vukacore.

GPAO (Production)

Ordres de fabrication, gammes de production et suivi de rendement industriel.

Maintenance (GMAO)

Planification des interventions et suivi de l'état des équipements.

Récoltes & Campagnes

Suivi des campagnes agricoles, rendements et récoltes par parcelle.

Équipements & Engins

Gestion du parc d'engins et matériels : disponibilité et affectation.

PMS Hôtellerie

Gestion des réservations, chambres et facturation hôtelière.

Core Banking (EMF)

Comptes membres, dépôts et crédits pour établissements de microfinance.

Facturation Récurrente

Abonnements clients et facturation automatique périodique.

Une question sur un module en particulier ?

Notre équipe peut vous accompagner dans votre prise en main, module par module.

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